Comprendre et maitriser sa copropriété : les nouveaux outils du conseil syndical et des copropriétaires - page 8

Les relations avec le syndic de copropriété

Les relations entre syndicat et syndic (nb : dans la mesure où la copropriété est administrée par un prestataire et non pas autogérée) peut donner lieu à bien des discussions et bien des frustrations.

Le syndic possède un rôle et une place stratégique dans la copropriété, car il en assure la gestion courante et sert d’interface entre le syndicat et la plupart des intervenants externes. Il est garant de la bonne gestion de la copro, de la gestion de ses finances, de la tenue rigoureuse de sa comptabilité, et du respect de la règlementation. Une copropriété de petite taille peut éventuellement se passer de syndic... si elle est bien organisée et dirigée par des copropriétaires compétents. Mais dans la majorité des cas le syndic reste un prestataire indispensable pour la co-propriété.

Les relations entre syndic et copropriétaires font l’objet d’un débat permanent, que relayent journaux et associations de défense des droits des consommateurs. Les syndics sont régulièrement accusés d’opacité, d’abus dans la gestion des affaires courantes (notamment sur les tarifs appliqués), de délais trop longs de réponse, et parfois même d’incompétence.

La tension qui nait chez les copropriétaires devient d’autant plus forte que ces derniers sont investis dans leur copropriété et doivent faire face à de l’inertie du syndic. Cette tension peut de plus être combinée à de la suspicion lorsque le syndic a été imposé par le constructeur à la livraison de la copropriété.

Dans tous les cas il est important de rappeler que le syndic est un prestataire, payé par le syndicat pour remplir des objectifs annuels de bonne gestion de la copropriété, et qu’il doit rendre des comptes précis aux copropriétaires. Ces comptes ne sont pas à rendre seulement le jour de l’assemblée générale annuelle mais en permanence. Cela nécessite évidemment que le syndicat - et au premier rang le conseil syndical - fasse l’effort permanent de suivre les dossiers et de recadrer le syndic si besoin.

Notez que dans le cas où les objectifs qui incombent au syndic ne seraient pas atteints, ou bien dans le cas où les relations se détériorent, le syndicat pourra décider de remplacer le syndic par un autre. Cette opération se prépare à l'avance et a généralement lieu lors d’une assemblée générale (voir notre article « Le changement du Syndic de copropriété : une procédure à préparer avec soins »).

Un des objectifs du syndicat et du conseil syndical sera donc de suivre scrupuleusement les actions menées par le syndic, de veiller à ce qu’une communication claire et efficace se mette en place avec lui, et de demander des explications dès qu’un doute ou qu’un dysfonctionnement apparait. Il s’agira donc de travailler en collaboration étroite et efficace avec le syndic, plutôt que de le laisser voler de ses propres ailes sans surveillance ni recadrage. Pour ce faire, il est indispensable de pouvoir collecter et centraliser l’historique des relations avec le syndic, de constituer des dossiers détenus par le conseil syndical, et de pouvoir informer en temps réel l’ensemble des copropriétaires. Cela passe aujourd’hui par l’utilisation d’outils informatiques performants et dédiés à cette mission, et en particulier d'un site Internet (encore appelé intranet) de gestion de copropriété.