Une gestion permanente et indispensable, réalisée par le syndic et par le syndicat
La copropriété est une structure et une organisation qu’il faut gérer et administrer au jour le jour, comme une entreprise. Sa gestion implique des achats, des dépenses, des travaux, l’appel à des prestataires et à des fournisseurs, le suivi et le respect de la règlementation (qui évolue au fil du temps), la mise aux normes des équipements, la maintenance de la structure physique et celle des équipements, et la tenue d’une comptabilité qui doit être irréprochable.
En particulier, la maintenance doit être effectuée consciencieusement en ce qui concerne les équipements les plus importants : VMC (i.e. ventilation mécanique contrôlée), ascenseurs, pompes de relevage, porte automatique d’accès au parking souterrain, systèmes électriques ou électroniques permettant l’accès aux immeubles (ex : système « Vigik »). Cette maintenance implique un suivi régulier et l’organisation rapide d’une intervention au moindre problème technique.
Par ailleurs l’organisation d’une assemblée générale annuelle est obligatoire dans une copropriété régie par la loi française, et doit être établie et tenue conformément à la réglementation en vigueur.
Pour toutes ces raisons, la gestion des affaires courantes de la copropriété est généralement confiée à un syndic ou à un administrateur de biens. Ce professionnel est mandaté par le syndicat pour remplir cette charge de travail, et doit rendre des comptes au syndicat sur sa gestion.
Parfois, le syndicat décidera de gérer lui-même les affaires courantes, en se passant de syndic. Dans ce cas on parle de copropriété autogérée. L’autogestion implique qu’un nombre conséquent de copropriétaires se portent volontaires pour assurer le suivi régulier et la bonne gestion de la copro, faute de quoi la responsabilité du syndicat peut être engagée et ce dernier peut être poursuivi en cas de faute.
Le syndic n’est cependant pas responsable de tout. Le syndicat demeure responsable de la copropriété et de sa bonne gestion, même si le syndic en assure le suivi et la gestion courante. En particulier il est important que le conseil syndical suive lui aussi les affaires courantes - en collaboration étroite avec le syndic – de manière à pouvoir d’une part informer les autres copropriétaires, et d’autre part réagir et prendre des décisions dans l’intérêt de la copropriété. Le conseil syndical est de fait l’un des organes le plus important de la copropriété. Il doit donc recevoir tout le soutien des copropriétaires, et avoir les moyens de suivre et organiser en permanence la vie de la copro.
Pour permettre aux conseillers syndicaux de dialoguer en temps réel avec le syndic et intervenir sur chaque dossier, il faut leur proposer des outils adaptés et utilisables par les deux parties. Ces outils doivent permettre la communication, le stockage des échanges (historique), la constitution de dossiers numériques, et la possibilité pour les copropriétaires d'intervenir dans les échanges si cela s'avère nécessaire.