Devenir membre du conseil syndical : s’impliquer pour défendre la copropriété et les copropriétaires
Tout copropriétaire peut décider de devenir membre du conseil syndical. Il lui suffit pour cela de proposer sa candidature lors d’une assemblée générale annuelle. L’élection des membres du conseil syndical est en effet une clause obligatoire de la tenue d’une AG.
Mais faire partie du conseil syndical doit être une décision prise en connaissance de cause. Il ne s’agit pas de devenir membre pour « faire bien » mais pour réellement s’impliquer dans le suivi de la copropriété : il faut donc être actif, suivre les affaires et les problèmes de la copro, être critique vis-à-vis de la gestion faite par le syndic, collaborer avec ce dernier, informer les autres copropriétaires, et intervenir physiquement dans la copro en cas de problème technique.
Les conseillers syndicaux seront généralement choisis parmi les copropriétaires résidents car ils sont en contact direct avec la copro, sur le terrain, et peuvent intervenir rapidement en cas de problème.
Ceci dit il est avant tout crucial que les conseillers syndicaux soient des personnes actives et à même de bien défendre les intérêts de la copropriété. En conséquence, tout copropriétaire motivé – qu’il soit résident ou bailleur – et/ou ayant des compétences particulières est bienvenu pour endosser ce rôle stratégique.
L’un des soucis des membres du conseil syndical sera de réussir à communiquer activement et efficacement, afin de se concerter et prendre de bonnes décisions. Il leur faut trouver un moyen pratique de collecter les informations et les documents utiles à la copropriété, de les compiler pour être rendus exploitables, et de les rendre disponibles à tous les copropriétaires. Certains outils informatiques permettent de réaliser en partie cette tâche, mais il est nécessaire d’avoir recours à un environnement complet conçu dans ce but précis, et proposant des fonctions étudiées pour répondre aux besoins spécifiques des copropriétaires et du conseil syndical.
La prise en charge des problèmes techniques, de la maintenance, des réparations et des travaux
La vie de la copropriété est faite de situations à comprendre, de problèmes à régler, de choses à réparer, d’équipements à vérifier et à maintenir en bon état de fonctionnement, et de travaux à réaliser. La copro est une structure et une organisation qui vit et qui doit être administré à la fois par des professionnels et par le syndicat (l’ensemble des copropriétaires).
Les interventions externes sont effectuées en dernier lieu par le syndic, qui est en charge de leur organisation ainsi que du paiement des fournisseurs et des prestataires de services. Mais l’étude des cas et des dossiers, ainsi que la décision finale d’intervenir, reviendront au syndicat. Cela peut être réalisé par le conseil syndical - qui représente en permanence le syndicat - si les couts ne sont pas trop élevés, sinon par les copropriétaires lors de l’assemblée générale annuelle. L'AG permet de prendre les décisions les plus importantes, en particulier si elles mettent en jeu des sommes élevées pour la copropriété.
Dans tous les cas il est important que le conseil syndical suive de très près les dépenses et les interventions effectuées dans la copro, ainsi que leur organisation par le syndic. Cela suppose que les conseillers syndicaux puissent discuter de chaque dossier en collaboration étroite avec le syndic, qu’ils puissent se concerter pour prendre les bonnes décisions (nb : et de préférence se concerter aussi avec l’ensemble des autres copropriétaires), et enfin qu’ils conservent les informations nécessaires pour pouvoir expliquer à tout moment au syndicat la raison de telle ou telle prise de décision et de telle ou telle dépense.
En parallèle, les membres du conseil syndical doivent pouvoir accéder librement à la comptabilité de la copropriété – détenue et gérée par le syndic – de manière à vérifier les comptes et les couts des interventions. Notez que ce point est prévu par la règlementation.
Ce suivi rigoureux des problèmes, des travaux et des dépenses sera d’autant plus important dans les phases critiques qui parsèment la vie d’une copropriété : à la fin de sa construction et au moment de la livraison des parties communes et des parties privatives ; lors des premières années de vie de la copro et avant la fin de certaines périodes de garantie (ex : garantie de bon achèvement, garantie décennale) ; lors d’une phase de travaux de ravalement (obligatoire et règlementaire) ; en cas de changement d’équipements importants (ex : centrale VMC, ascenseurs). Il est alors crucial que les copropriétaires soient informés et puissent suivre chaque dossier, et que les membres du conseil syndical puissent bénéficier des moyens adaptés à leurs missions. Des outils de suivi et de gestion sont donc indispensables, à la fois pour le syndicat et pour le conseil syndical.