Préparer le changement
Le processus de changement de syndic n’est pas chose à faire à la légère et doit être préparé.
Avant toute chose, un sondage auprès des copropriétaires vous permettra de savoir s’il est nécessaire d’entamer une telle démarche, et si tout le monde (ou presque) est sur la même longueur d'onde. Il s'agit d'être certain que le résultat du vote en assemblée générale sera suffisant pour valider le changement.
Ensuite, si le résultat du sondage est positif, la recherche du syndic remplaçant peut commencer. Là, il faut faire pleinement jouer la concurrence car les honoraires des syndics sont libres et donc négociables. Il faut donc établir plusieurs devis, comparer les prix et les niveaux de prestations, et établir des rapports qualité/prix.
Cette phase de recherche appartient aux membres du Conseil Syndical, qui s'emploieront à auditer les candidats et comparer les offres, pour finalement retenir un ou deux candidats sérieux. Le projet de contrat sera ensuite envoyé au syndic en place, environ 3 mois avant l’assemblée générale, de manière à ce qu’il soit joint aux convocations.
Bien entendu, il conviendra aussi d’aviser le syndic postulant de la date de cette assemblée générale, car il devra y être présent physiquement.
Le jour J : l'assemblée générale des copropriétaires
L’ordre du jour de l’assemblée générale devra comporter deux points : le non renouvellement du mandat du syndic, et l’élection du syndic successeur.
L’organisation
Le jour « J » il faudra penser à tenir à jour une feuille de présence - en plus de celle tenue par le syndic sortant - et également tenir le secrétariat, habituellement tenu par un représentant du syndic. Ces points sont importants car une fois démis de ses fonctions le syndic sortant quitte la séance en emportant avec lui tous ses documents, et notamment la feuille de présence.
Au cours des débats, un membre du Conseil Syndical expliquera les raisons de la demande de changement, en présentant tous les arguments (problèmes de coûts, erreurs, défauts de diligence, opacité du fonctionnement du syndic...etc.). Il devra aussi présenter l'offre proposée par le nouveau syndic (le syndic entrant), en établissant un comparatif avec celle du syndic sortant.
Le vote
L’élection est validée avec au moins 50 % des tantièmes des copropriétaires, présents ou non à l'assemblée générale.
A défaut, et faute d’avoir obtenu les 33 % qui permettraient un second vote immédiat, une nouvelle assemblée générale devra être organisée, impliquant dans ce laps de temps la mise en œuvre de la procédure pour la désignation d’un administrateur ad-hoc.
Si le vote valide la décision de révoquer le syndic, celui-ci sera officiellement démis de ses fonctions et devra quitter immédiatement la séance. Le Président de séance appellera alors le syndic remplaçant - donc officiellement élu à ce poste - pour prendre la suite de la mission, la séance se poursuivant donc normalement.
Passation de pouvoirs
Les délais
Deux délais sont à prendre en compte : 1 mois pour l’administratif et 2 mois pour le financier.
Délai de 1 mois : le syndic démis devra transmettre à son successeur tous les documents concernant la copropriété (le règlement interne, les pièces comptables, les contrats de fournisseurs, la correspondance, les factures, les contrats d'assurances... etc.) dans un délai d’un mois (Loi 1965). Il n’a pas le droit de faire de la rétention de documents ou d'informations, et engage directement sa responsabilité sur ce point. En cas de manquements il s’expose à des sanctions.
Pour éviter tous les problèmes futurs, un bordereau récapitulatif sera établi. Ce document sera signé des deux syndics et une copie sera adressée au Conseil Syndical.
Délai de 2 mois : dans un délai de deux mois le solde des fonds disponibles devra être transmis au nouveau syndic, accompagné d’un état pour chaque copropriété.
En cas de carence
Si le nouveau syndic n’est pas destinataire de l’ensemble des pièces, il adressera une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception à son prédécesseur, celui-ci devant alors réagir dans les 8 jours. A défaut, le Président du Tribunal de Grande Instance statuant en référé devra être saisi, et celui-ci pourra alors fixer une astreinte et accorder des dommages et intérêts.
En toute hypothèse, aucune facturation n’est possible par l’ancien syndic pour la remise des documents (recommandation de la Commission des clauses abusives).
Pour finir sur le remplacement du syndic de co propriété
Changer de syndic n’est pas chose à faire à la légère, sinon c’est la copropriété qui peut en souffrir. Il faut préparer chacune des étapes pour éviter toute difficulté future, et notamment prendre le temps de rechercher et sélectionner le futur syndic remplaçant. Ceci étant dit, initier un changement du syndic de copropriété peut être une solution en cas de défaillance du syndic ou de mésentente franche avec celui-ci.